规划与执行线上会议时需注意什么

Kim Charlotte Pfeffer: 在我们的客户项目中，经常会涉及超过150人的大型会议，比如我们近期为一个企业变革项目的举行的信息大会。在当前情况下，为了保证变革项目按计划推进，我们将这类会议全部转变成线上形式，这就需要我们配合完全不同的策划和组织方式。

在安排线上会议时，我们更需要去提前深入了解与会对象：哪些信息是他们已知的，他们对于变革的态度是什么，担心的点在哪里？我们如何与他们建立连接？他们是否能熟练使用数字设备？会议能为他们带来哪些实质性的知识或技能上的帮助？我们是否要尝试去改变他们看待问题的态度？基于所有这些信息，我们才能推衍出适当的会议形式与流程，确保会议顺利进行并达到预期目标。当然，这些信息对于线下会议来说同样重要。但对线上活动而言，不论是与会者对电子设备的使用能力亦或是设备本身的情况都更大程度决定了会议在技术层面上能否顺利举行。

„一场成功的线上会议并不必须要有最新潮最炫酷的设备或技术，但必须要有以会议目标为导向的、且基于与会者需求及其设备接入可能性的合适的组织形式与会议方式。“

线上会议的策划包括了前端和后端的各项细致任务，我们会陪伴客户公司完成这一系列的沟通工作。此外，线上会议比起线下会议，参与者的注意力更容易被分散，尤其是当参与者本人处于静音模式或非视频的情况下，他们很容易去忙别的事或者刷手机。因此我们需要尤其注意如何恰当使用数字产品，使线上会议变得更生动、高效，并提高互动性，以此保证与会者的参与度，达到会议目标。

Laura Hüer: 其实我们之前有过许多相似的经验。我们的工作一直以来都是在不同背景不同目标下开展的。比如这一次：在疫情期间，我们的一个跨区域夸公司的客户群项目无法再在原有的计划框架内继续进行。但彼时，我们迫切需要就当时的形势发展和所采取的措施进行商讨。因此，就按照当时的需要开展了线上会议。

我们得出的结论是组织线上智库，也就是提供一个允许公开讨论、帮助大家社交的平台。这一切都是自然而然发生的，并在短时间内就得以执行。对我们而言，线上会议带来的一大挑战是在没有人际交往的情况下直奔主题开展讨论，缺少了以往比如在会议前后以茶歇形式开展的非正式的轻松沟通。只通过摄像头会面并讨论议题相比大家面对面坐在一起讨论的感觉是完全不同的。虽然现在我们都已经习惯了视频会议。但在当时，对大多数参与者来说，这还是一种相对全新的体验，因此需要我们作为组织者在会议开始时适当地创造一种互相信任的气氛，以保证在会议中得到富有成效的交流讨论。

Laura Hüer: 我们有意识地保持小规模的讨论小组，这样更能营造人与人直接对话的氛围。另外，与会者也在会议期间互相交换了联系方式，有利于他们在会后继续深入交流。只要给予合适的条件，即使在没有见面的情况下人们其实也能在这种新形式中继续社交。这种线上方式也让我们更方便能邀请各领域的相关专家随时随地地参与会议讨论，且成本更低。与此同时，由于没有了物理边界的限制，使我们更有可能长期地根据项目需求陪伴客户推进长线会议。

Kim Charlotte Pfeffer: 首先我们很幸运的是客户整体上对线上会议的形式已经熟悉了。我们发现大多数集团公司，尤其是在当今的形势下，都在大量使用数字工具。其次，有赖于技术层面的无限可能性，我们也能将线上活动变得富有互动性。比如说我们的现场投票技术，不论参会的是100人或是800人，与会者都能积极地参加在线投票环节。相比线下会议的演讲，线上会议也让演讲者觉得更容易，他们可以更方便看自己的笔记而不用拿着话筒在会议现场来回穿梭。另一个线上会议的优势是，我们可以通过录播的形式让与会者可以根据自己需要随时回看会议内容。

Kim Charlotte Pfeffer: 我们已经积累了多年的使用APP或线上沟通工具的经验，知道如何通过线上沟通渠道来更好地执行项目。线上会议的关键是选用合适的工具和运用合适的方法，比如使用在线投票，或其他互交式的工具或程序。

Laura Hüer: 在客户项目中我们会根据客户需求灵活地平衡地选用不同的方法，也就是我们所说的混合咨询法。我们按照客户的具体情况和需求，沟通对比不同的咨询模式，最终找到高效又节省资源的方式达到项目预期结果。有些项目中面对面线下的会议更合适，有时候线上会议更方便快捷，还有些情况下会出现混合会议，也就是部分参会者来到现场，其他参会者线上接入。当然在目前的形势下，大多数人会选择线上会面的方式。

„人们可以从任何地点拨入参加在线会议，不论是在办公室，在家里还是在路上。“

Laura Hüer: 于我们而言，线上会议这种即兴的可以立刻得以执行的讨论形式在当下的危机中能让参与者继续社交活动，并从不同领域获取有用信息。在会议结束后我们还会在线发送会议简报，让所有与会者都能从会议讨论中收益。

Kim Charlotte Pfeffer:线上会议之后，我们经常会得到与会者的反馈，一再提到参与这类线上会议的便捷性。他们可以从任何地点拨入参加会议，不论是在办公室，在家里还是在路上。

Kim Charlotte Pfeffer: 我们可以预见，混合式会议将在未来变得越来越重要，这绝不仅是针对国际性的大公司。通过适当的程序或工具，我们可以使会议——不论线上还是线下——变得更高效。

Laura Hüer: 没错，这种线上与线下混合形式的会议其实具有很多优势。通过混合形式，我们不在局限于物理性的或地域性限制，这创造了很多新的可能性。但同时我们也知道有些工作是很难通过线上远距离的方式完成的。因此这种混合式会议结合了两种会议形式的优点。当然我们也一直在不停地尝试其他创新的工作方式。